Stel je voor: geen gepruts meer met Word-bestandjes, pdf’s in mapjes met vage namen als “factuur_DEF_DEFINITIEF_NU_ECHT.pdf”, en nooit meer een klant die zegt “Ik heb niets ontvangen hoor”. Klinkt goed? Dan is het tijd om e-facturatie te ontdekken. In dit artikel neem ik je mee in de digitale wereld van facturen sturen, maar dan zonder hoofdpijn.
Begin bij de basis: wat is e-facturatie eigenlijk?
E-facturatie is dus niet gewoon een pdf’je per mail sturen, hè. Nee, het is een slimme digitale manier van factureren waarbij je factuur direct in het systeem van de klant terechtkomt. Minder foutgevoelig, sneller betaald en je boekhouder wordt er ook blij van. Denk aan minder heen-en-weer gezeur en vooral: meer tijd voor koffie (of wijn).
Je gebruikt een speciaal systeem dat jouw factuur automatisch omzet in een standaardformaat. Dat format heet UBL, maar daar hoef je zelf gelukkig niks mee te doen. Het systeem regelt alles. Jij vult je gegevens in, klikt op verzenden en klaar. Kind kan de was doen. En nee, je hoeft geen IT-nerd te zijn om dit te snappen.
Dus als je dacht dat e-factureren alleen iets is voor grote bedrijven met een IT-afdeling groter dan je keuken, think again. Ook kleine ondernemers, freelancers en zelfs die ene buurvrouw met haar kattenwebshop kunnen eraan beginnen. Het belangrijkste is dat je weet waar je moet beginnen en hoe je dat aanpakt. En ja, e-facturatie is dus eigenlijk gewoon slimmer werken.
Kies het juiste programma zonder gillend gek te worden
Er zijn tegenwoordig echt tientallen tools waarmee je kunt e-factureren. De ene belooft gouden bergen, de ander belooft vooral een leeg saldo op je rekening. Kijk dus goed wat bij jou past. Begin simpel: ben je een zzp’er die af en toe factureert? Dan is een lichtgewicht facturatieprogramma vaak al genoeg.
Populaire tools zijn bijvoorbeeld Moneybird, Exact Online, Rompslomp en SnelStart. Deze hebben vaak kant-en-klare sjablonen en een lekker simpele gebruikersinterface. Geen knoppen die je niet begrijpt, gewoon invullen, klikken, versturen. Sommige tools bieden ook koppelingen met je bank of boekhouder, wat weer tijd bespaart.
Vergelijk even wat je écht nodig hebt: hoeveel facturen verstuur je per maand? Wil je automatische herinneringen sturen? Moet het systeem meertalig kunnen zijn voor je Duitse klant Karl-Heinz? Maak een lijstje van je wensen en vergelijk op basis daarvan. En ja, vaak kun je gewoon een gratis proefperiode starten. Doe dat, dan voel je meteen of het iets voor je is.
Maak je eerste e-factuur: zo simpel is het echt
Goed, je hebt een programma gekozen, je hebt je klantgegevens klaar en je wilt nu die eerste digitale parel de deur uit doen. Geen stress, het werkt vaak intuïtief. Je kiest een sjabloon, vult je gegevens in (denk aan klantnaam, btw, product/dienst, bedrag) en laat het systeem de rest doen. Even dubbelchecken en versturen maar.
Zorg dat je je KvK-nummer, btw-nummer en bankrekening juist invult. Foutjes hier zijn echt irritant voor je klant en zorgen voor vertraging in de betaling. En dat wil je niet, toch? Je kan ook meteen een betaalverzoek meesturen, bijvoorbeeld via iDEAL of Bancontact. Dan maak je het nóg makkelijker voor je klant.
Sommige tools laten je zelfs zien wanneer je factuur is geopend. Handig, toch? Geen smoesjes meer van “ik heb het niet ontvangen”. Jij weet beter. Vergeet niet: hou alles goed bij. Het is niet alleen handig voor je eigen administratie, maar ook essentieel als de fiscus ooit op je digitale deur klopt.
Laat automatisering het vuile werk doen (en geniet van je rust)
Heb je eenmaal de smaak te pakken? Dan kun je gaan automatiseren. Stuur je bijvoorbeeld maandelijks een factuur naar dezelfde klant? Dan stel je dat gewoon één keer in en het systeem regelt het voortaan voor je. Dat betekent minder handmatig werk, minder foutjes en minder kans op vergeten. Yes, please.
Je kunt ook herinneringen automatisch laten sturen. Ideaal voor klanten die hun factuur standaard 29 dagen laten liggen. Jij hoeft dan geen gênant appje te sturen, je systeem doet het werk. En dat klinkt dan lekker professioneel: “Beste klant, deze factuur staat nog open.” Bam, zonder frustratie en toch duidelijk.
Daarnaast kun je je e-facturatie koppelen aan je boekhoudsysteem, zodat alles direct netjes geboekt wordt. Minder kans dat je iets vergeet op te geven bij je btw-aangifte. Het wordt ineens een stuk minder saai allemaal. En weet je wat? Je gaat het nog leuk vinden ook. Je administratie loopt vanzelf en jij kunt gewoon verder met doen wat je echt leuk vindt.
